אחד מהכלים הארגוניים המרכזיים בכל ארגון מסדר גודל בינוני ומעלה הוא פורטל ארגוני באינטרא-נט מערכת המאפשרת חלוקת מידע וידע בין הגופים השונים בארגון. למערכת כזו יש חשיבות רבה עבור כל עסק מודרני. כאמור היא מאפשרת חלוקת מידע בין הגופים השונים, הקמת פורטל ארגוני עבור החברה ועבור כל אחד מהמחלקות שלה. הקמת פורומים מקצועיים עבור עובדי החברה ואף מערכת תקשורת עצמאית ביניהם. פורטל ארגוני רב עוצמה כזה מהווה (בידיים הנכונות) כלי מפתח חשוב בכל ארגון וחברה.
הכלי המרכזי עד היום לבנייה ולתחזוק של פורטל ארגוני שכזה הוא MOSS של חברת מיקרוסופט. הכלי הזה הוא בעצם CMS שמאפשר את כל היכולות של מערכת פורטל ארגוני טובה. אך בשנים האחרונות מתבססות חלופות זולות וטובות הרבה יותר ממערכת MOSS.
החסרונות של מערכת MOSS הם רבים. החסרון המרכזי שלה הוא העלות. יש צורך לשלם ולא מעט כסף על הרשיון לחברת מיקרוסופט וכן לשלם על הרשיון לשרת מיקרוסופט. שנית, עלות מפתחי MOSS הנדרשים להתאים את המערכת היא יקרה (מאד) כיוון שקשה להשיג מפתחים כאלו. בנוסף לעלויות הגבוהות. מערכת MOSS סובלת מאיטיות, סרבול (המערכת שוקלת יותר מ-4Gb ללא המידע שיש בה) וקושי בהתאמה לצרכים ייחודיים לארגון.
היתרון הגדול של MOSS הוא שיש לה 'אבא' רציני ביותר והוא מיקרוסופט. אך האם יתרון זה מספיק לאור החסרונות הגדולים והאלטרנטיבות שיש בשוק?
מערכות מבוססות קוד פתוח החלו לכבוש בשנים האחרונות את שוק האינטרנט. באמצעות מערכות קוד פתוח אפשר להקים אתרי אינטרנט מתוחכמים בעלות נמוכה יותר מאי פעם. בעבר הקמת אתר כמו 'אינטרנט ישראל' שבו יש מערכת ניהול תוכן משוכללת, אפשרות חיפוש, גיבוי אוטומטי של מסד הנתונים, אבטחה, אינטגרציה בינו לבין פלטפורמות שונות ויכולות הפצה היתה דורשת הון קטן וזמן פיתוח רב. היום ניתן לעשות את זה באמצעות מערכת וורדפרס ובפחות מ-20 שעות פיתוח של מפתח PHP מנוסה. גם אתרים עסקיים גדולים החלו להשתמש במערכות קוד פתוח. כמו למשל אתר ערוץ הילדים והאתר של iDigital המבוססים על דרופל.
כאמור יתרונן הגדול של מערכות הקוד הפתוח הוא במחיר. אין צורך ברשיון למערכת הקוד הפתוח או למערכת ההפעלה של השרת. המחיר נותר זול גם אם נשקלל את עלות הפיתוח שכרוכה בהתאמה לצורכי הארגון. בנוסף, מערכות קוד פתוח נחשבות מאובטחות יותר והפרצות שנחשפות בהן נסגרות במהירות על ידי קהילת המפתחים שאחראית למערכת.
החסרון המרכזי של מערכות הקוד הפתוח נעוץ ביתרון שלהן. אין להן אבא. במידה והקהילה המפתחת אותה התפרקה או נחלשה, אז עדכונים ותוספות לא יצאו בתדירות גבוהה או לא יצאו כלל.
בעוד שבתחום הוובי מערכות הקוד הפתוח נהנות מפריחה. לתחום הארגוני, המיינסטרימי, הן לא חדרו וחבל. אחד המקומות הטובים ביותר שבהן מערכת קוד פתוח יכולה לתפקד בארגון היא בתור מערכת שיתוף ידע ארגוני או במילים אחרות – בתור מערכת זולה ואפקטיבית שתחליף את ה-MOSS. מדוע לשלם הון עתק על מערכת שבמקרה הטוב אפשר לקרוא לה בינונית כאשר אפשר להתקין בארגון מערכת קוד פתוח שתעשה את אותה עבודה ביותר יעילות וגם תאפשר קוסטומיזציה גדולה יותר בעלות נמוכה?
דוגמה טובה למערכת כזו היא מערכת Open Atrium. מערכת מבוססת דרופל שמתפקדת כפורטל ארגוני מלא. המערכת כוללת את כל הפיצ'רים שיש ב-MOSS ויותר מכך – באמצעות המודולים השונים שיש למערכת דרופל אםשר להרחיב את היכולות שלה לכיוונים שונים וזאת בעלות פיתוח נמוכה הרבה יותר.
דרופל, המערכת שעליה מבוססת Open Atrium היא אחת ממערכות הקוד הפתוח הגמישות ביותר שאני מכיר. ניתן לבנות איתה כל דבר – מאתר אינטרנט פשוט, רשת חברתית, מערכת ארגונית זו אחרת ובעצם כל דבר שהוא.
בעולם של היום, אין הצדקה לשלם יותר על מעט וארגונים בגודל קטן עד בינוני בהחלט יכולים להרשות לעצמם לנסות את Open Atrium כמערכת הפורטל הארגוני שלהם ולהרוויח לא רק עלות נמוכה אלא מערכת מצוינת, גמישה, זולה לניהול, תפעול ופיתוח שגם נראית טוב. בשילוב עם מערכות קוד פתוח נוספות כגון SugarCRM, ארגונים שיודעים לנצל את יתרונות הקוד הפתוח יכולים להגיע ליתרון על המתחרים שלהם בעלות נמוכה מאד.
תודה לשלומי צדוק על הרעיון.